UBL [erp]
Op deze pagina:
Voor het kunnen versturen van UBL facturen dienen een aantal instellingen in orde te zijn.:
- Het UBL-document moet voldoen aan de NLCIUS-norm.
- Bij "Organisatie > Bedrijfsgegevens > Bankrekeningen" moet een geldige bankrekening staan. Bij de gegevens van deze bankrekening moet "Op factuur" zijn aangevinkt, hiermee wordt dit rekeningnummer opgenomen in de UBL-factuur.
- Bij de Bedrijfsgegevens dient je KvK-nummer ingevuld te staan. Bij de betreffende debiteur dient onder de tab 'Financiële geg.' het btw-nummer van de debiteur te staan.
- De Valutacode moet voldoen aan ISO 4217 norm (internationale standaard valutacodes)
Let op bij invoeren orderregels:
- Tekstregels worden niet ondersteund in het huidige formaat.
- Betalingskorting en Kredietbeperking worden niet ondersteund.
- Artikelprijzen mogen (na korting) niet negatief zijn.
- Verzamelfacturen (meerdere orders op één factuur) worden voor UBL-facturatie niet ondersteund. De programmatuur zorgt ervoor dat facturen met UBL altijd als aparte facturen worden behandeld.
- Facturen dienen 'exclusief btw' te zijn. Indien de klant de factuur als UBL-factuur gaat ontvangen geef je bovenin de order bij 'Prijzen: Exclusief btw'. Facturen *inclusief btw* worden niet ondersteund. Facturen 'ìnclusief btw' worden overgeslagen tijdens de facturering.
Het instellen van het afdrukformaat voor het verzenden van de UBL-facturen
- Maak een nieuw afdrukformaat aan met het bestandsformaat 'PDF'. Ga hiervoor naar 'Diversen > afdrukformaten > Toevoegen.
- Open het tabblad 'UBL-document' en stel in dat er een UBL-document aangemaakt moet worden.
- Geef aan op het tabblad 'E-mail gegevens' dat voor de verzending van de factuur per 'E-mail verzenden' wordt gekozen.
In de tab UBL-document kun je aanklikken dat je een UBL-document wilt aanmaken. Dit is bedoeld voor het versturen van UBL-facturen en kan bij meerdere afdrukformaten aangevinkt worden, echter alleen in combinatie met een pdf en via e-mail, zal de factuur als UBL-exportfactuur aangemaakt en meegestuurd worden.
Debiteurgegevens instellen
Stel bij de Debiteurgegevens op het tabblad 'Documenten' in dat bij Factuur 'batch' en/of Factuur 'direct' het afdrukformaat 'PDF met UBL' (en E-mail) gebruikt moet worden. Dit moet gebeuren voor elke debiteur die de factuur als UBL-factuur wil ontvangen.
Bij het factureren wordt nu naast de PDF-factuur automatisch ook de UBL-factuur aangemaakt en (indien ingesteld) per E-mail verzonden naar je klant.